Privacy
Informativa sulla privacy
Questa informativa sulla privacy descrive quali dati personali trattiamo su Heimster, a cosa li utilizziamo, a chi li trasmettiamo e quali scelte hai.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati su questa piattaforma è Heimster AG, Zugo, Svizzera, operante con il marchio Heimster.
La presente informativa si applica alla piattaforma Heimster su heimster.ch nonché ai servizi, ai canali di comunicazione e ai processi di candidatura correlati.
Quando clienti commerciali (ad esempio agenti immobiliari o amministrazioni) utilizzano le funzioni di agenzia e CRM per gestire i propri dati di contatti, potenziali interessati o candidati, Heimster agisce in tal senso come responsabile del trattamento per conto dell'azienda interessata, che rimane titolare ai sensi della normativa sulla protezione dei dati; il trattamento avviene sulla base di un contratto di responsabilità del trattamento.
2. Quali dati trattiamo
2.1 Dati dell'account
Al momento della registrazione trattiamo in particolare il tuo nome, il tuo indirizzo e-mail e i dati di autenticazione. Se utilizzi un magic link o una passkey, trattiamo i dati tecnici necessari a tale scopo.
2.2 Dati di profilo, candidatura e documenti
A seconda dell'utilizzo trattiamo dati di profilo, informazioni sulla situazione abitativa, documenti di candidatura, referenze, messaggi, appuntamenti per visite e documenti condivisi. Determinati contenuti possono includere dati personali particolarmente degni di protezione, ad esempio copie di documenti d'identità, giustificativi di reddito o informazioni sulla situazione familiare.
2.3 Dati di annunci e immobili
I fornitori inseriscono dati di indirizzo, immobile e media dei loro beni immobiliari. Vi rientrano descrizioni, caratteristiche, prezzi, immagini nonché informazioni relative al processo di locazione o vendita.
2.4 Dati tecnici di utilizzo
Per la sicurezza, la stabilità e il funzionamento della piattaforma trattiamo dati tecnici di accesso quali indirizzo IP, orario, URL richiesto, tipo di browser, referrer ed eventi di sistema. I log del server servono in particolare per l'analisi degli errori, il rilevamento degli abusi e la sicurezza del sistema.
2.5 Dati di personalizzazione
Se selezioni un livello personalizzato, memorizziamo localmente sul tuo dispositivo la cronologia delle ricerche, gli annunci visualizzati e le preferenze da essi derivate e li utilizziamo per migliorare la tua esperienza. Quando hai effettuato l'accesso, i segnali che ne derivano possono essere associati al tuo profilo.
2.6 Basi giuridiche
Trattiamo i dati personali in conformità con il diritto svizzero sulla protezione dei dati e, ove applicabile, con il GDPR. A seconda dei casi, il trattamento avviene per l'adempimento di un contratto, sulla base di interessi legittimi, in virtù di obblighi di legge o sulla base del tuo consenso.
Tra i nostri interessi legittimi rientrano in particolare la messa a disposizione sicura della piattaforma, la prevenzione di frodi e abusi, la garanzia della qualità, l'esercizio di pretese, la stabilità e l'ulteriore sviluppo del prodotto nonché l'analisi dell'utilizzo per migliorare i nostri servizi.
3. Funzioni basate sull'IA
Heimster utilizza funzioni di IA per testi di annunci, assistenza alla ricerca, lettere di candidatura, riepiloghi, l'assistente di supporto e l'elaborazione delle immagini. In questo contesto, gli input possono essere trasmessi a fornitori di servizi esterni, in particolare a OpenAI, LLC (USA), Anthropic, PBC (USA) e Replicate Inc. (USA).
- I contenuti generati dall'IA sono suggerimenti e devono essere verificati prima dell'uso.
- Con l'AI Staging, le immagini caricate vengono trasmesse temporaneamente per l'elaborazione.
Nella misura in cui in futuro processi basati sull'IA contribuiscano alla preparazione di valutazioni, prioritizzazioni o raccomandazioni, le decisioni sostanziali con effetti giuridici o similmente rilevanti rimangono verificabili da un essere umano e non vengono prese in modo esclusivamente automatizzato, ove il diritto applicabile lo richieda.
4. Caselle di posta e calendari collegati (Microsoft 365 / Google Workspace)
I fornitori (agenti immobiliari, amministrazioni) possono facoltativamente collegare a Heimster il proprio account di posta e calendario su Microsoft 365 (Outlook) o Google Workspace (Gmail). Il collegamento avviene esclusivamente tramite la procedura OAuth ufficiale del rispettivo fornitore; Heimster non riceve in alcun momento la password. L'autorizzazione è concessa dal fornitore stesso e può essere revocata in qualsiasi momento – in Heimster tramite «Scollega casella di posta» oppure direttamente nelle impostazioni di sicurezza del rispettivo account Microsoft o Google.
Dopo il collegamento, Heimster tratta i seguenti dati dell'account collegato per conto del fornitore:
- E-mail (lettura): posta in arrivo e messaggi inviati, al fine di riconoscere le e-mail in entrata, classificarle (ad es. richiesta reale vs. messaggio automatico/newsletter) e associarle agli immobili e ai contatti appropriati nel CRM.
- E-mail (invio): invio di risposte e messaggi commerciali dall'indirizzo proprio del fornitore, quando ciò viene attivato in Heimster.
- Calendario: lettura del calendario collegato per la panoramica degli appuntamenti nonché creazione, modifica ed eliminazione degli appuntamenti gestiti da Heimster (visite, consegne, appuntamenti inseriti manualmente), inclusi gli inviti ai partecipanti.
- Profilo: l'indirizzo e-mail collegato e il nome visualizzato per identificare la casella di posta.
I token OAuth necessari per l'accesso vengono memorizzati in forma crittografata in un caveau delle chiavi (Key Vault); il token stesso non lascia questo caveau. L'accesso è rigorosamente individuale per ciascun utente – Heimster non unisce caselle di posta di terzi e il team di Heimster non ha accesso alle e-mail delle caselle di posta collegate.
Utilizzo limitato (Google API Services User Data Policy / Limited Use): L'utilizzo delle informazioni ricevute tramite le API di Google (Gmail, Google Calendar) è conforme alla Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti relativi all'utilizzo limitato («Limited Use»). In particolare:
- Utilizziamo questi dati esclusivamente per fornire e migliorare le funzioni di casella di posta e calendario visibili al fornitore.
- Non vendiamo questi dati e non li trasmettiamo a scopi pubblicitari.
- Non trasferiamo né utilizziamo questi dati per altri scopi, salvo quanto necessario per fornire la funzione, per motivi di sicurezza, per rispettare le leggi applicabili o nell'ambito di una fusione/acquisizione con consenso.
- Nessuna persona legge questi dati, salvo (a) con il consenso esplicito del fornitore, (b) per finalità di sicurezza (ad es. indagine su un abuso), (c) per rispettare le leggi applicabili o (d) quando i dati sono aggregati e anonimizzati per finalità operative interne.
- Nessun addestramento dell'IA: Non utilizziamo i dati della casella di posta o del calendario collegati per sviluppare, addestrare o migliorare modelli di IA/ML generalizzati o non personalizzati. Le funzioni di IA operano esclusivamente all'interno dell'elaborazione propria, attivata dal fornitore.
Gli stessi principi si applicano per analogia a Microsoft 365 (Microsoft Graph): accesso solo nell'ambito autorizzato, esclusivamente per fornire le funzioni, nessuna vendita, nessun utilizzo pubblicitario e nessun addestramento di modelli di IA generalizzati.
5. Comunicazione e trasferimenti internazionali di dati
Comunichiamo i tuoi dati solo nella misura in cui ciò sia necessario per il funzionamento della piattaforma, legalmente consentito o richiesto da te. Vi rientrano in particolare:
- Un servizio tecnico di archiviazione e file compatibile con S3 per media e documenti
- Microsoft Azure per l'invio di e-mail transazionali
- Postmark (ActiveCampaign, LLC, USA) per il recapito affidabile delle e-mail transazionali
- OpenAI, Anthropic e Replicate come fornitori di servizi esterni per le funzioni di IA utilizzate su base facoltativa
- Geoapify per le funzioni di indirizzo e localizzazione
- Photon/komoot per la ricerca di località e i suggerimenti di indirizzi
- OpenStreetMap/Nominatim per la ricerca di indirizzi e codici postali
- Swisstopo (geo.admin.ch) per dati cartografici e geografici
- transport.opendata.ch per collegamenti di trasporto pubblico e tempi di percorrenza
- Umami Analytics per analisi di copertura e di prodotto
Alcuni destinatari si trovano al di fuori della Svizzera o del SEE, in particolare negli Stati Uniti. In questi casi ci basiamo su garanzie adeguate quali le clausole contrattuali tipo e misure tecniche di protezione supplementari.
A seconda della funzione, i destinatari agiscono come responsabili del trattamento per nostro conto oppure come titolari autonomi quando trattano i dati ricevuti per proprie finalità legalmente consentite. Quando i dati vengono trasmessi a un fornitore nell'ambito di una candidatura o di una presa di contatto, quest'ultimo tratta le informazioni ricevute sotto la propria responsabilità in materia di protezione dei dati.
6. Conservazione
Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle rispettive finalità o finché sussistono obblighi di legge. Le durate tipiche nell'attuale logica del prodotto sono:
- Dati dell'account fino alla cancellazione dell'account, successivamente con un breve margine di sicurezza
- Candidature per un periodo limitato dopo la conclusione della procedura
- Messaggi e cronologie di comunicazione, di norma fino alla cancellazione dell'account o fino alla cancellazione nell'ambito della nostra logica di prodotto
- Dati di annunci e immobili, di norma fino alla disattivazione o cancellazione, fatta salva la conservazione per motivi legali o di documentazione
- Log del server, di norma 30 giorni
- Preferenze memorizzate localmente fino alla revoca o al ripristino della tua selezione
8. Prevenzione delle frodi, sicurezza e autorità
Trattiamo dati personali anche al fine di rilevare, esaminare e prevenire abusi, annunci fraudolenti, phishing, accessi non autorizzati, violazioni delle nostre condizioni d'uso e altri incidenti di sicurezza.
Ove necessario, le informazioni pertinenti possono essere analizzate internamente, collegate a dati tecnici di sicurezza e trasmesse a organismi specializzati esterni, consulenti, autorità di perseguimento penale, tribunali o altri organi competenti, qualora sussista una base giuridica a tal fine o ciò sia necessario per la tutela dei nostri interessi legittimi.
9. Comunicazioni di servizio e marketing
Ti inviamo comunicazioni relative al prodotto e al contratto, nella misura in cui ciò sia necessario per l'utilizzo di Heimster. Vi rientrano in particolare avvisi relativi all'account e alla sicurezza, aggiornamenti su candidature e visite, notifiche di messaggi, richieste di documenti nonché e-mail transazionali.
Se attivi ricerche salvate, notifiche o altre funzioni di comunicazione facoltative, utilizziamo i tuoi dati di contatto per recapitarti tali contenuti. Qualsiasi comunicazione di marketing o pubblicitaria generale avviene solo nell'ambito del diritto applicabile e può, ove previsto, essere annullata in qualsiasi momento.
Se un fornitore ti contatta tramite Heimster – ad esempio perché il tuo profilo di ricerca o di contatto corrisponde a un annuncio –, il fornitore interessato è responsabile in prima persona di tale comunicazione ai sensi del diritto sulla protezione dei dati e della concorrenza; Heimster mette a disposizione a tal fine solo l'infrastruttura tecnica.
10. I tuoi diritti
Nell'ambito del diritto applicabile in materia di protezione dei dati, ti spettano in particolare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati, opposizione e revoca del tuo consenso. Se risiedi nel SEE, puoi inoltre rivolgerti all'autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati.
Di norma rispondiamo alle richieste entro 30 giorni. Nei casi complessi questo termine può essere prorogato, cosa di cui ti informeremo.
11. Contatto
Ti preghiamo di indirizzare le domande sulla protezione dei dati a privacy@heimster.ch.